Checklist de Aspectos Legales de las Contrataciones

Un Checklist de aspectos legales de las contrataciones ayuda a Recursos Humanos a detectar riesgos antes de publicar una vacante, emitir una oferta o recibir a una persona trabajadora. En México, el control debe cubrir al menos la no discriminación, el contrato y el tipo de relación laboral, el periodo de prueba, la inscripción al IMSS, la privacidad de los datos, el REPSE cuando aplique y las prestaciones mínimas.

Una contratación legalmente ordenada no empieza con la firma del contrato, sino con una vacante bien redactada y un expediente coherente. La empresa debe alinear lo que publica, lo que ofrece, lo que firma y lo que registra ante las autoridades.

Checklist de aspectos legales de las contrataciones: revisión rápida

Antes de publicar una vacante o formalizar un ingreso, verifica estos siete puntos:

Vacante: sin requisitos discriminatorios y con condiciones verificables.

Contrato: por escrito, con el tipo de relación y las condiciones de trabajo definidos.

Periodo de prueba: válido, documentado y con salario, seguridad social y prestaciones.

IMSS: alta dentro del plazo legal y, como control de riesgo, antes o al inicio de labores.

Privacidad: aviso disponible desde que se recaban los datos personales.

REPSE: proveedor y actividad verificados cuando exista subcontratación de servicios especializados.

Prestaciones: salario, beneficios y costo total de contratación presupuestados desde la oferta.

1. Publica una vacante libre de discriminación

El filtro jurídico comienza en la descripción del puesto. La Ley Federal del Trabajo prohíbe establecer condiciones discriminatorias y negarse a aceptar trabajadores por motivos como origen, género, edad, discapacidad, condición social, salud, religión, preferencias sexuales o estado civil.

Pueden existir distinciones sustentadas en las calificaciones particulares que exige una labor, pero deben ser objetivas, necesarias y proporcionales. Por ejemplo, solicitar una certificación técnica directamente relacionada con el puesto es distinto de fijar un límite de edad sin justificación funcional.

Evita frases como “buena presentación”, rangos de edad automáticos, un sexo determinado o cierto estado civil. Tampoco debe solicitarse un certificado médico de no embarazo como condición de ingreso.

Pedir fotografía no está prohibido de manera absoluta por una sola disposición laboral, pero puede facilitar sesgos discriminatorios. Conviene evitarla cuando no sea necesaria para una finalidad legítima del proceso.

Qué debe revisar RR. HH. antes de publicar

Cada requisito se relacione directamente con las funciones y competencias del puesto.

La vacante informe con precisión la ubicación, modalidad, jornada, salario cuando sea viable y prestaciones ofrecidas.

Ninguna evaluación, documento o pregunta invada datos sensibles sin justificación.

Las condiciones publicadas coincidan con la oferta y el contrato que se presentarán posteriormente.

En OCC no se admite contenido discriminatorio, ofensivo o que ponga en riesgo la dignidad de las personas. Una vacante puede ser inactivada si incumple los lineamientos, ya sea por detección del sistema o por reporte de candidatos.

2. Define la relación laboral y firma las condiciones por escrito

La relación de trabajo existe cuando una persona presta un servicio personal subordinado a cambio de un salario, cualquiera que sea el nombre del documento utilizado.

Cuando no existe un contrato colectivo aplicable, el artículo 24 de la LFT dispone que las condiciones de trabajo se hagan constar por escrito en al menos dos ejemplares: uno para la persona trabajadora y otro para el patrón.

El artículo 25 establece el contenido mínimo del documento:

• Identificación y domicilio de las partes.
• Tipo y duración de la relación laboral.
• Servicios que deberán prestarse.
• Lugar de trabajo.
• Duración de la jornada.
• Forma y monto del salario.
• Día y lugar de pago.
• Capacitación o adiestramiento.
• Días de descanso, vacaciones y otras condiciones.
• Designación de beneficiarios.

La falta del contrato escrito no elimina los derechos de la persona trabajadora. El artículo 26 señala que la omisión de esa formalidad se imputa al patrón.

Para la empresa, esto representa un riesgo probatorio y operativo: la vacante, la oferta, el contrato, el alta ante el IMSS, la nómina y la realidad diaria podrían contener condiciones diferentes.

Antes del ingreso debes seleccionar el tipo de relación, alinea las condiciones de la posición y obtén las firmas correspondientes. También entrega un ejemplar a la persona trabajadora y conserva una versión integra.

3. Usa el periodo de prueba dentro de sus límites

El periodo de prueba puede pactarse en relaciones por tiempo indeterminado o que excedan de 180 días. Su duración ordinaria no puede superar 30 días.Puede extenderse hasta 180 días únicamente para puestos de dirección o gerenciales, funciones generales de dirección o administración y labores técnicas o profesionales especializadas.

El periodo debe constar por escrito. Durante su vigencia, la persona ya es trabajadora y debe recibir:

• Salario correspondiente al puesto.
• Inscripción y protección de seguridad social.
• Prestaciones de la categoría desempeñada.
• Condiciones de trabajo acordadas.

Los periodos de prueba y capacitación inicial son improrrogables. Tampoco pueden aplicarse de forma simultánea o sucesiva a la misma persona dentro de la empresa, incluso cuando se trate de puestos distintos o ascensos.

Como control interno, define antes del ingreso qué conocimientos serán evaluados, quién documentará los resultados y qué evidencia respaldará la decisión. El periodo de prueba no debe utilizarse como trabajo gratuito ni como una terminación automática sin revisar el caso.

4. Inscribe a la persona trabajadora ante el IMSS

El artículo 15 de la Ley del Seguro Social obliga a las personas empleadoras a registrar e inscribir a sus trabajadores, así como comunicar altas, bajas y modificaciones salariales, dentro de plazos no mayores de cinco días hábiles.

Ese plazo es un máximo legal, no un periodo de gracia para permitir que alguien trabaje sin protección. Si ocurre un riesgo de trabajo antes de que el aviso de alta sea presentado, entregarlo después del siniestro no libera al patrón de la posible obligación de pagar capitales constitutivos, incluso cuando todavía estuviera dentro del plazo de cinco días.

Por eso, una práctica interna más segura es coordinar el alta antes o, como máximo operativo, al inicio efectivo de las labores. No es necesario presentar “un día antes” como si fuera una obligación textual de la ley.

Antes del primer día:

• Confirma la fecha real de ingreso.
• Determina correctamente el salario base de cotización.
• Verifica el registro patronal aplicable.
• Presenta el movimiento afiliatorio.
• Conserva el acuse.
• Concilia la información con el contrato, la nómina y el expediente.

5. Entrega un aviso de privacidad desde la recopilación de datos

La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares expedida en 2025 y reformada en noviembre de ese año obliga a informar a la persona titular sobre el tratamiento de sus datos.

En reclutamiento, esto puede incluir: Currículum, datos de contacto, referencias laborales, entrevistas, evaluaciones psicométricas, información salarial, expedientes de candidatura, datos de salud (cuando exista una finalidad legal y justificada).

El aviso de privacidad debe estar disponible desde el momento en que se recaban los datos. Debe identificar al responsable, los datos tratados, las finalidades, los medios para limitar su uso, los mecanismos para ejercer derechos ARCO y la forma en que se comunicarán cambios.

Para tratar datos sensibles, la regla general es obtener consentimiento expreso y por escrito. Además, el tratamiento debe limitarse al periodo mínimo indispensable, considerando las excepciones previstas por la propia ley.

Evita reutilizar un aviso genérico que no refleje el proceso real de selección. La empresa debe definir quién puede consultar los expedientes, con qué proveedores se comparten y durante cuánto tiempo se conservarán.

6. Verifica el REPSE cuando contrates servicios especializados

La LFT prohíbe la subcontratación de personal, entendida como poner trabajadores propios a disposición de otra persona.

Sí permite contratar servicios u obras especializados que no formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la empresa beneficiaria, siempre que el contratista esté registrado ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.

La sola intervención de una agencia en el reclutamiento o selección no la convierte en patrón. Lo relevante es determinar quién recibe, dirige y se beneficia del trabajo.

Cuando el servicio implique puesta a disposición de personal, verifica:

Nombre o razón social del proveedor, RFC, folio del registro, vigencia del REPSE, actividades autorizadas, correspondencia entre la actividad registrada y el servicio contratado.

El registro debe renovarse cada tres años. Además, el contrato de servicios especializados debe formalizarse por escrito y describir el objeto del servicio y el número aproximado de personas que participarán.

No basta con confirmar que el proveedor aparece en el padrón. La actividad autorizada debe coincidir con el servicio real. El incumplimiento puede generar responsabilidad solidaria y consecuencias fiscales que deben revisarse con especialistas.

7. Presupuesta las prestaciones desde la oferta

Las prestaciones no deben improvisarse después de cerrar la contratación. Durante el periodo de prueba existen salario, seguridad social y prestaciones de la categoría o puesto.

La participación de los trabajadores en las utilidades aplica conforme a sus requisitos, reglas y excepciones. La distinción es importante: los derechos laborales nacen con la relación de trabajo, pero no todas las prestaciones se disfrutan desde el primer día de la misma manera.

Para presupuestar una vacante, considera: el salario, cuotas de seguridad social, prestaciones mínimas, beneficios superiores, herramientas y equipo. Así como los costos relacionados con la modalidad de trabajo, capacitación e incorporación y el impacto total en la nómina.

Errores legales frecuentes que este checklist ayuda a prevenir

Copiar una vacante anterior y conservar requisitos de edad, género, escuela de procedencia o “buena presentación”. Firmar el contrato después del ingreso y descubrir que no coincide con la oferta aceptada. Tratar los cinco días del IMSS como un periodo de gracia para trabajar sin alta. Usar un aviso de privacidad genérico sin finalidades de reclutamiento. Contratar un proveedor con REPSE vigente para una actividad distinta de la autorizada. Presentar el periodo de prueba como una etapa sin prestaciones. Repetir el periodo de prueba después de un cambio de puesto.

Cómo aplicar el Checklist de aspectos legales de las contrataciones antes de publicar

Antes de publicar: valida que la descripción sea objetiva, no discriminatoria y coherente con la posición. Conserva la versión aprobada.

Antes de emitir la oferta: confirma el tipo de relación, salario, prestaciones, modalidad y fecha de ingreso. Verifica que exista presupuesto para el costo total.

Antes del inicio: coordina contrato, aviso de privacidad, expediente y movimiento ante el IMSS. Obtén firmas, acuses y consentimientos.

Cuando intervenga un tercero: revisa el objeto del servicio, la posible puesta a disposición de personal, el REPSE y las obligaciones del proveedor.

Durante la relación: verifica que la jornada, el salario, las prestaciones y las evaluaciones coincidan con lo pactado.

Convierte el checklist en una puerta de entrada ordenada al reclutamiento

Una contratación consistente reduce retrabajo cuando la vacante, la oferta, el contrato, el alta y el expediente comparten la misma información.

OCC ayuda en la primera parte de ese recorrido: permite crear o mejorar la descripción con IA, revisar el contenido antes de continuar y administrar las postulaciones desde una misma plataforma. La revisión humana sigue siendo indispensable, especialmente para validar requisitos, condiciones laborales y datos sensibles.

Publica tu próxima vacante con una descripción clara, incluyente y alineada con la decisión de contratación de tu empresa.